siriからかっこよくToodledoへタスクを飛ばそう

iphon4Sユーザーの皆さん、siri使ってますか?
ほとんどの方が、ちょっと試してみたけど彼女があまりに英語を聞きとってくれないので、ムキーッ!!となって放ってると思います。

しかし、Toodledoへタスクを送るくらいならけっこう通じるので、一度トライしてみる価値はあると思います。そして、やってみるとちょっとカッコイイかも…

手順:
まず、Toodledoにメールからタスクを登録できるように設定します。
Toolsにカーソルをあてて、プルダウンメニュー一番下の「More」を選択


左上のEmail Import/Exportの「Configure」をクリック


Enable e-mail importingにチェックを入れて「Save Changes」で設定保存

続いてiphone4Sの連絡先に先ほどのEnable e-mail importingの「Send Tasks To: 」以下のメールアドレスを登録します。

ポイント 

登録時に姓の欄に正直に「Toodledo」と入れると、siriが聴きとりに失敗することが多い上に、iphoneに向かって話していてカッコ悪いです。
ここは、自分のガイジン美人秘書のつもりで適当な名前を登録しましょう。僕はJenifferにしました。
連絡先に外国人の登録が多い方はなるべくまぎらわしくない名前を選びましょう。


これで準備はOK。

Toodledoへのメールによるタスク登録では件名がタスク名になります。タスク属性を細かく指定することもできますが、絶対聴きとってもらえないと思いますのでなるべく単純な単語をタスクにしましょう。例ではミルクにしました。
では、siriに向かってこう言いましょう

“Send email to Jeniffer. The subject is milk.”

@ushigyuさんの記事にもあるとおり、まずは一言”email”だけでもよいのですが、続いて宛先、次に件名を聞かれてしゃべるのが面倒なので、2フレーズまとめてしゃべったほうが簡単です。

続いて、本文の内容を聞かれますが、Toodledoには反映されないのでなんか適当にしゃべってください。


メールの確認画面が表示されるので「Send」すると、Toodledoにタスクが飛ばされます。デフォルトではDue Date「Tomorrow」Priority「medium」になるようです。当然ですがそれ以外の情報は入っていないので、後でToodledoから必要な情報を加えてタスクを完成させます。

これで、ガイジン美人秘書に電話をしてるように見せかけてタスク追加ができます。

本日の1曲 Aerosmith「Janie’s got a gun」

少人数オフィスでのToodledo変則活用法

以前から自分のタスク管理にToodledoを使っていたのだが、職場のパートさんが退職/採用で入れ替わる機にオフィスでも導入してみた。

うちのオフィスはだいたい4名が出勤して回しているが、常勤2名以外はパートさんが週3~4日をワークシェアリングで出勤する体制。PCのスキルも高いわけではないので、Toodledoの機能の一部を使えば十分。

主な目的は、以下の3つ

  1. 誰がどの仕事をいつまでにやることを明確・オープンにする
  2. パートさんへの仕事のアサインをWeb上ですることで出勤していない日でも仕事の進捗状況/出勤したら自分がすべき仕事を見えるようにする
  3. 個人のタスク備忘録

使うフィールドは、Folder、Context、Start&Due Date、Repeat、Priorityくらい。Toodledoのやっかいなところの1つは英語のインターフェースだと思うが、これを逆手にとって勝手に本来のフィールドとは違う機能を割り振ることにした。

共用のタスク管理ツールとして使用するには「担当者」というフィールドが必須なのだが、Toodledoには用意されていない(加えてフィールド名のカスタマイズも許されていない)。というよりは、各人が自分のアカウントでToDoを管理し、チームで使う場合はそれをShareしていこうという設計思想なのだろう。そうじゃないとProアカウントの使用料も入らないしねw

そこで、Folderを担当者と読み替えてしまうことにした。これでFolderでソートをデフォルト画面にしてしまえば、自分の名前のFolderを見ればすべきタスクが一目瞭然というわけだ。

こんな職場でもスマホ利用率は半分を超えているので、出勤途中でも自分のタスクを確認できるのは好評。ただ、現時点では僕が一方的にパートさんへタスクをアサインするだけなので、自分でやるべきことをどんどん追加できるように持っていくのが次の目標かな。

本日の1曲 Linkin Park「The Catalyst」

ToDo&スケジュール管理手法が固まった

Firefox&Thunderbirdベースでのお話です。
かれこれ1年くらいToDo管理をあれこれ試していたが、どうもしっくりこなかった。

前提条件として、職場のメーラー&スケジュール管理はThunderbirdにLightningをプラスしてGoogleカレンダーを共有している。それに加えて、自宅でもThunderbird+LightningにブラウザはFirefox、モバイルはiPhone3GSという環境での利用。

なお、ここでの定義としては、スケジュール管理はアポイント、ミーティングを中心とした「ある時間にどこかに行って何かをすること」、ToDoは「(期限の有無はあるが)自分の範囲で片付けなければならないこと」とします。

スケジュール管理については特に問題なく、Googleカレンダーをハブとして職場、自宅ではwebまたはLightningから、出先ではGoogle Mobile SYNCでiPhoneのカレンダーからチェックすることで運用していたが、ToDoはLightningについているものとweb経由で連動できるのがRemember The Milk(RTM)しかなく、iPhoneでRTMを使うにはPROアカウントが必要。アプリ購入で済むものはいいが、あまり年間課金のものは使いたくない。
Googleカレンダーと同期できるdomoTodoTouch Todoも試してみたが、ToDo管理をデスクトップで行うときはカレンダー上でなく、重要度やデッドラインでソートできるようなもののほうが使いやすい。

で、最終的に行き着いたのが、ToodledoUltimate Todoの組み合わせ。この組み合わせは何ヶ月か前にしばらく試していた時期もあったのだが、どうもToodledoのデザインが好きになれず、放っていたのだが、最近、Stylishとの組み合わせで野暮ったい(失礼)デザインを変更できることを知って再登板となった。



で、これをiCal経由で同期しGoogleカレンダーでも見られるようにした(その方法はShre Informationさんのサイトに詳しく載っています)。また、以下の方法で、ThuderbirdのタブでTooledoのTo-Do Listを見ることもできます(しかもStylishが適用されたデザインで…)

エラーコンソールを開く>コード欄に以下を入力して、コードを評価(参考サイト:quetzalcoatal )

Components.classes[‘@mozilla.org/appshell/window-mediator;1’].
getService(Components.interfaces.nsIWindowMediator).
getMostRecentWindow(“mail:3pane”).document.getElementById(“tabmail”).
openTab(“contentTab”, {contentPage: “http://www.toodledo.com/views/index.php”});




そして、ToodledoではReminderも設定できるので必要なものはTwitterにDMを送らせる。iPhoneでプッシュ通知を受けるのに便利なのがBoxcar。これでGmailもTwitterもFacebookも通知があれば、ほぼ即時にポップアップが出るので非常に便利。iPhoneメールへの通知だとポップアップに受信したというだけで内容が見えないのでTwitterでBoxcarへ飛ばしたほうがよい。

さらに、ThunderbirdのアドオンReminderfoxへToodledoのiCal同期をするとメーラー起動時も当日の予定がポップアップされるし、ツールバーにも予定が出るのでありがたい。もちろん、LightningのTodayペインをONにしておけば、当日のスケジュールとToDoが一覧できる。





iPhoneからタスクを入力する際は、UltimateToDoを使ってもよいが、QuickToodleを使うと、とりあえずの備忘録的に入力しておく場合は素早く済ませられる。

一応、これがスケジュール、ToDo管理の完成形ということになりそうだ。あと、タスクというほどでもないメモへご存知Evernoteへどんどん放りこむ。これも、FastEverを使うとスピーディーに行える。

Toodledoとメーラーの連携はOutlookだともっとスムーズなようだが、Thunderbird環境でもほぼ満足できるようになりました。あ、FirefoxにもTooledoのアドオンがあるので、webからタスクを入れるときはこれも便利です。iGoogleガジェットはデザインがダサイので使っていません。

本日の1曲 BON JOVI 「MISUNDERSTOOD」