少人数オフィスでのToodledo変則活用法

以前から自分のタスク管理にToodledoを使っていたのだが、職場のパートさんが退職/採用で入れ替わる機にオフィスでも導入してみた。

うちのオフィスはだいたい4名が出勤して回しているが、常勤2名以外はパートさんが週3~4日をワークシェアリングで出勤する体制。PCのスキルも高いわけではないので、Toodledoの機能の一部を使えば十分。

主な目的は、以下の3つ

  1. 誰がどの仕事をいつまでにやることを明確・オープンにする
  2. パートさんへの仕事のアサインをWeb上ですることで出勤していない日でも仕事の進捗状況/出勤したら自分がすべき仕事を見えるようにする
  3. 個人のタスク備忘録

使うフィールドは、Folder、Context、Start&Due Date、Repeat、Priorityくらい。Toodledoのやっかいなところの1つは英語のインターフェースだと思うが、これを逆手にとって勝手に本来のフィールドとは違う機能を割り振ることにした。

共用のタスク管理ツールとして使用するには「担当者」というフィールドが必須なのだが、Toodledoには用意されていない(加えてフィールド名のカスタマイズも許されていない)。というよりは、各人が自分のアカウントでToDoを管理し、チームで使う場合はそれをShareしていこうという設計思想なのだろう。そうじゃないとProアカウントの使用料も入らないしねw

そこで、Folderを担当者と読み替えてしまうことにした。これでFolderでソートをデフォルト画面にしてしまえば、自分の名前のFolderを見ればすべきタスクが一目瞭然というわけだ。

こんな職場でもスマホ利用率は半分を超えているので、出勤途中でも自分のタスクを確認できるのは好評。ただ、現時点では僕が一方的にパートさんへタスクをアサインするだけなので、自分でやるべきことをどんどん追加できるように持っていくのが次の目標かな。

本日の1曲 Linkin Park「The Catalyst」

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